انطلاقاً من حرص معالي رئيس جامعة حفر الباطن على تطوير الأداء المؤسسي ورفع كفاءته بما يحقق أعلى معايير الجودة والتميز واستناداً إلى نظام الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/54) بتاريخ 23/10/1409هـ ولائحته الموحدة فقد تم إنشاء مركز الوثائق والمحفوظات بجامعة حفر الباطن بتاريخ (27/02/1442هـــ) ورقم (4356/057/42) ويرتبط المركز إدارياً بسعادة وكيل الجامعة بموجب القرار رقم (4356/057/42) بتاريخ 27/02/1442هـ ليكون الجهة المعنية بتنظيم وإدارة الوثائق بما يتوافق مع أفضل الممارسات وفق الأطر النظامية والمعايير الوطنية المهنية المعتمدة.

مهام المركز:

التنفيذ السليم للأنظمة واللوائح الخاصة بحفظ الوثائق وفقًا لمعايير المركز الوطني للوثائق والمحفوظات لتحقيق معايير الجودة في حفظ الوثائق والمحفوظات بما يتماشى مع رؤية ورسالة جامعة حفر الباطن.

العمل على إيجاد الكوادر المتخصصة في مجالات حفظ وتنظيم الوثائق والمحفوظات لتيسير الحصول على الوثائق عند الحاجة إليها لضمان توفير المعلومات بكفاءة وسرعة.

التنسيق والتكامل مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات فيما يحقق خدمة الوثائق وسلامتها دعماً لأعمال اللجنة الدائمة للوثائق ولجان الإتلاف ولجان الترحيل.

تعزيز دور مركز الوثائق والمحفوظات من خلال نشر الوعي بأهمية أعماله عبر اللقاءات وورش العمل والرسائل التوعوية الدورية مع التأكيد على أهمية تكامل الجهود بين مختلف الوكالات والإدارات داخل الجامعة بما يسهم في رفع كفاءة منظومة الوثائق والمحفوظات وتحسين مخرجاتها بصورة منظمة وفعّالة ليكون نموذجًا يُحتذى به في إدارة الوثائق والمحفوظات على المستويين المؤسسي والرقمي ورائداً في مجاله ومواكباً لمصاف الجامعات المتقدمة.

العمل على تهيئة أماكن حفظ الوثائق وتوفير الوسائل المناسبة لحفظ الوثائق وحمايتها وفق خطط وتطلعات قيادات الجامعة.