تسجيل مراسلة داخلية

خطوات تنفيذ الخدمة
1.    الدخول إلى نظام تمام.
2.    تسجيل الدخول باستخدام الحساب الجامعي أو النفاذ الوطني الموحد.
3.    اختيار مراسلة جديدة من القائمة الرئيسية.
4.    اختيار مراسلة داخلية جديدة.
5.    تحديد طريقة إنشاء المراسلة:
•    بواسطة نموذج.
•    بواسطة ملف.
•    بدون ملف.
6.    اختيار النموذج أو رفع الملف عند استخدام أحد هذين الخيارين.
7.    إدخال البيانات الوصفية المطلوبة، ومنها:
•    الجهة المرسلة.
•    اسم المرسل، عند الحاجة.
•    الجهة المرسل إليها.
•    اسم المستلم، عند الحاجة.
•    الجهات أو الأشخاص المرسل إليهم نسخة.
•    موضوع المراسلة.
•    تاريخ الوثيقة وتاريخ الاستحقاق.
•    مستوى الخصوصية والأهمية والأولوية.
•    نوع الوثيقة وتصنيفها وخطة التخزين.
8.    إضافة النص والملاحظات والتعليقات والعلامات، عند الحاجة.
9.    إضافة المرفقات والمستندات الداعمة.
10.    ربط المراسلة بمراسلات مسجلة مسبقًا في النظام، عند وجود علاقة بينها.
11.    إضافة بيانات الملفات غير المؤرشفة، إن وجدت.
12.    مراجعة الحقول الإلزامية والتأكد من صحة البيانات.
13.    اختيار الإجراء المناسب:
•    حفظ: لحفظ المراسلة في مجلد قيد التحرير دون إصدار باركود.
•    تسجيل: لتسجيل المراسلة وإصدار باركود ورقم تسلسلي.
•    تحويل: لإحالة المراسلة إلى جهة أو موظف داخلي.
•    إرسال: لإرسالها مباشرة إلى الجهة الداخلية المحددة.
14.    اختيار تحضير للتوقيع إذا كانت المراسلة تتطلب توقيعًا.
15.    استكمال مسار العمل المحدد للمراسلة.
16.    يمكن استخدام استعادة البريد الأصلي لاسترجاع النسخة الأصلية بعد تحضير المستند للتوقيع.