تسجيل مراسلة واردة

خطوات تنفيذ الخدمة
1.    الدخول إلى نظام تمام.
2.    تسجيل الدخول باستخدام الحساب الجامعي أو النفاذ الوطني الموحد.
3.    اختيار مراسلة جديدة من القائمة الرئيسية.
4.    اختيار مراسلة واردة جديدة.
5.    تحديد طريقة تسجيل المراسلة:
•    بواسطة ملف: لإرفاق ملف المراسلة الأصلي.
•    بدون ملف: لتسجيل بيانات المراسلة دون إرفاق ملف أساسي.
6.    عند اختيار بواسطة ملف، تحديد ملف المراسلة ورفعه إلى النظام.
7.    إدخال البيانات الوصفية المطلوبة، ومنها:
•    الجهة المرسلة.
•    اسم المرسل، عند توفره.
•    الجهة المرسل إليها.
•    موضوع المراسلة.
•    تاريخ ورقم المراسلة.
•    الأولوية ومستوى الخصوصية.
•    نوع الوثيقة وخطة التخزين.
8.    إضافة البريد الأصلي والمرفقات الداعمة، عند الحاجة.
9.    إضافة الملاحظات المتعلقة بالمراسلة، عند الحاجة.
10.    ربط المراسلة بمراسلات مسجلة مسبقًا في النظام، عند وجود علاقة بينها.
11.    إضافة بيانات الملفات غير المؤرشفة، إن وجدت.
12.    مراجعة الحقول الإلزامية والتأكد من صحة البيانات.
13.    اختيار الإجراء المناسب:
•    حفظ: لحفظ المراسلة في مجلد قيد التحرير دون إصدار باركود.
•    تسجيل: لتسجيل المراسلة وإصدار باركود ورقم تسلسلي لها.
•    تحويل: لإحالة المراسلة إلى جهة أو موظف داخل الجامعة.
14.    عند اختيار تحويل، تحديد الجهة أو الموظف والهدف وتاريخ الاستحقاق والتعليمات.
15.    الضغط على إرسال لإتمام الإحالة وحفظها في المراسلات المرسلة.