مركز الوثائق والمحفوظات

تم إنشاء مركز المحفوظات والوثائق بجامعة حفر الباطن بتاريخ (27/02/1442هـ) ورقم (4356/057/42)، وإنفاذًا لقرار مجلس الوزراء رقم (9) بتاريخ (02/01/1438هـ)، الذي ينص على إنشاء مركز للوثائق والمحفوظات بكل جهاز حكومي، ليُسهم في إرساء بيئة تنظيمية متكاملة قادرة على استيعاب التوسع المتسارع في حجم الوثائق وتنوعها، ومعالجة التحديات المرتبطة بإدارتها بكفاءة وموثوقية، ليكون حارسًا للذاكرة المؤسسية وداعمًا للامتثال التنظيمي وشريكًا فاعلًا في تحقيق التميز المؤسسي، وبما ينسجم مع مستهدفات رؤية المملكة 2030 التي أكدت على أهمية بناء منظومة حكومية فعالة قائمة على الشفافية والتكامل الرقمي وإدارة المعرفة كأحد ممكنات التنمية المستدامة.

التحول نحو مجتمع رقمي من خلال إدارة الوثائق والمحفوظات بكفاءة وتنظيم، بما يضمن حفظها وإتاحتها بجميع أنواعها وسهولة الوصول إليها، ودعم العمليات الإدارية والأكاديمية في الجامعة.

إدارة الوثائق والمحفوظات بشكل فعال ومنظم، بما يضمن حفظها وسهولة الوصول إليها عبر قنوات إلكترونية متعددة وفق اللوائح الصادرة من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.

  • العمل على تطبيق نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وفق الخطط المتعلقة بالوثائق، من خلال متابعة العمل بالأنظمة واللوائح المستحدثة بالقرارات والأوامر الملكية السامية.
  • تأصيل دور جامعة حفر الباطن رقميًا، ودعم استمرارية تطبيق مبادراتها الإلكترونية (جامعة بلا ورق)، من خلال العمل على تقليل إنتاج الوثائق التي لا حاجة إليها توفيرًا للوقت والجهد والمال.
  • جمع وثائق جامعة حفر الباطن إلكترونيًا وتنظيمها وحفظها منذ تاريخ تكليفنا، وإتلاف الوثائق التي انتهت مدة حفظها وفق ما ورد في لائحة الإتلاف للوثائق الرسمية وضوابط الإجراءات الملزمة للإتلاف في الجهات الحكومية، وفق التعديلات الأخيرة ضمن مبادرة (آمن للوثائق الحكومية).
  • اتباع آلية تصنيف واضحة وموحدة للوثائق لتيسير العمل عليها ورفع كفاءة الأداء الإداري لها، بالتعاون مع الجهات المعنية، مع السعي لتقليل إنتاج الوثائق وفق أهميتها، واستبعاد الوثائق المكررة والمتشابهة، بما يسهم في ترشيد التكاليف المادية والبشرية وتعزيز كفاءة الإنفاق.
  • نشر الوعي الوثائقي داخل الجامعة وتعزيز إدراك منسوبيها بأهمية الوثائق ودورها في دعم العمل المؤسسي، مع دعم تطبيق نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة، بما يسهم في رفع كفاءة الأداء وجودة الممارسات الإدارية.

انطلاقًا من حرص معالي رئيس جامعة حفر الباطن على تطوير الأداء المؤسسي ورفع كفاءته بما يحقق أعلى معايير الجودة والتميز، واستنادًا إلى نظام الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/54) بتاريخ 23/10/1409هـ ولائحته الموحدة، فقد تم إنشاء مركز الوثائق والمحفوظات بجامعة حفر الباطن.

مهام المركز:

التنفيذ السليم للأنظمة واللوائح الخاصة بحفظ الوثائق وفقًا لمعايير المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، لتحقيق معايير الجودة في حفظ الوثائق والمحفوظات بما يتماشى مع رؤية ورسالة جامعة حفر الباطن.

العمل على إيجاد الكوادر المتخصصة في مجالات حفظ وتنظيم الوثائق والمحفوظات، لتيسير الحصول على الوثائق عند الحاجة إليها، لضمان توفير المعلومات بكفاءة وسرعة.

التنسيق والتكامل مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات فيما يحقق خدمة الوثائق وسلامتها، دعمًا لأعمال اللجنة الدائمة للوثائق ولجان الإتلاف ولجان الترحيل.

تعزيز دور مركز الوثائق والمحفوظات من خلال نشر الوعي بأهمية أعماله عبر اللقاءات وورش العمل والرسائل التوعوية الدورية، مع التأكيد على أهمية تكامل الجهود بين مختلف الوكالات والإدارات داخل الجامعة، بما يسهم في رفع كفاءة منظومة الوثائق والمحفوظات وتحسين مخرجاتها بصورة منظمة وفعالة، ليكون نموذجًا يُحتذى به في إدارة الوثائق والمحفوظات على المستويين المؤسسي والرقمي، ورائدًا في مجاله ومواكبًا لمصاف الجامعات المتقدمة.

العمل على تهيئة أماكن حفظ الوثائق وتوفير الوسائل المناسبة لحفظ الوثائق وحمايتها وفق خطط وتطلعات قيادات الجامعة.

أ.حنان بنت عبدالله المطيري

مديرة مركز الوثائق و المحفوظات

في إطار سعي جامعة حفر الباطن نحو تعزيز التميز المؤسسي ورفع كفاءة إدارة المعرفة، يضطلع مركز الوثائق والمحفوظات بدور محوري في تنظيم الوثائق وحوكمتها، بما يضمن استدامة المعلومات ودعم اتخاذ القرار.

ويأتي هذا العمل امتدادًا للدعم المستمر من سعادة رئيس الجامعة وسعادة وكيل الجامعة في سبيل تمكين المركز من أداء مهامه بكفاءة، وتطوير منظومة الوثائق بما يواكب التحول الرقمي وتطبيق ضوابط الأمن السيبراني وفق ما يصدر من الهيئة الوطنية للأمن السيبراني، بناءً على الموافقة الصادرة من مجلس الوزراء بالأمر السامي رقم (13965) من الديوان الملكي، وبما يسهم في ضمان استمرارية الأعمال وحفظ الوثائق إلكترونيًا وفق أعلى معايير الحوكمة والجودة، وانسجامًا مع مستهدفات رؤية المملكة 2030.

ويمثل المركز ركيزة أساسية في حفظ الذاكرة المؤسسية الرقمية للجامعة، وداعمًا لمسيرة التميز والاستدامة في بيئتها الأكاديمية والإدارية.

إنشاء مركز الوثائق في الجهاز الحكومي

ساري

الارشادات-الاولية-لجمع-وترتيب-الوثائق-القديمة

ساري

السياسة العامة للوثائق والمحفوظات

ساري

السياسة العامة للوثائق والمحفوظات

ساري

الدليل الإرشادي للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات

ساري

القواعد والترتيبات المتخذة للاستفادة من الاوراق المتلفة

ساري

القواعد والترتيبات المتخذة للاستفادة من الاوراق المتلفة

ساري

تعليمات بشأن دعم مراكز الوثائق والمحفوظات في الأجهزة الحكومية

ساري

لائحة التزويد بالوثائق والمحفوظات وإعارتها

ساري

لائحة الترحيل

ساري

لائحة الاتلاف

ساري

نظام عقوبات نشر الوثائق والمعلومات السرية وإفشائه

ساري

نظام الوثائق والمحفوظات

ساري

لا توجد أخبار متاحة.

تواصل معنا

* رمز التحقق
أدخل 5 أرقام:
12225