تسجيل مراسلة صادرة

خطوات تنفيذ الخدمة
1.    الدخول إلى نظام تمام.
2.    تسجيل الدخول باستخدام الحساب الجامعي أو النفاذ الوطني الموحد.
3.    اختيار مراسلة جديدة من القائمة الرئيسية.
4.    اختيار مراسلة صادرة جديدة.
5.    تحديد طريقة إنشاء المراسلة:
•    بواسطة نموذج: لاختيار نموذج معتمد من النظام.
•    بواسطة ملف: لرفع ملف المراسلة أو مسحه ضوئيًا.
•    بدون ملف: لتسجيل بيانات المراسلة دون إرفاق مستند أساسي.
6.    اختيار النموذج أو رفع الملف عند استخدام أحد هذين الخيارين.
7.    إدخال البيانات الوصفية المطلوبة، ومنها:
•    الجهة المرسلة.
•    الجهة أو الجهات المرسل إليها.
•    موضوع المراسلة.
•    التاريخ والرقم المرجعي.
•    الأولوية ومستوى الخصوصية.
•    نوع الوثيقة وخطة التخزين.
8.    إضافة المرفقات والمستندات الداعمة، عند الحاجة.
9.    إضافة الملاحظات المتعلقة بالمراسلة، عند الحاجة.
10.    ربط المراسلة بمراسلات أخرى مسجلة في النظام، عند وجود علاقة بينها.
11.    إضافة بيانات الملفات غير المؤرشفة، إن وجدت.
12.    مراجعة الحقول الإلزامية والتأكد من صحة البيانات.
13.    اختيار الإجراء المناسب:
•    حفظ: لحفظ المراسلة في مجلد قيد التحرير دون إصدار باركود.
•    تسجيل: لتسجيل المراسلة وإصدار باركود ورقم تسلسلي.
•    تحويل: لإحالة المراسلة إلى جهة أو موظف داخل الجامعة.
14.    اختيار تحضير للتوقيع عند الحاجة إلى تجهيز المراسلة للتوقيع:
•    إنشاء نسخة واحدة بصيغة PDF.
•    أو إنشاء نسخة مستقلة لكل جهة مستلمة.
15.    استكمال مسار العمل المحدد للمراسلة.
16.    يمكن استخدام استعادة البريد الأصلي لاسترجاع النسخة الأصلية من المستند بعد تحضيره للتوقيع.