تسجيل مذكرة داخلية

خطوات تنفيذ الخدمة
1.    الدخول إلى نظام تمام.
2.    تسجيل الدخول باستخدام الحساب الجامعي أو النفاذ الوطني الموحد.
3.    اختيار مراسلة جديدة من القائمة الرئيسية.
4.    اختيار مذكرة داخلية جديدة.
5.    تحديد طريقة إنشاء المذكرة:
•    بواسطة نموذج.
•    بواسطة ملف.
6.    اختيار النموذج المعتمد أو رفع ملف المذكرة.
7.    إدخال البيانات الوصفية المطلوبة، ومنها:
•    الجهة الداخلية المرسلة.
•    الجهة الداخلية المرسل إليها.
•    موضوع المذكرة.
•    تاريخ الوثيقة.
•    تاريخ الاستحقاق.
•    مستوى الخصوصية.
•    مستوى الأهمية.
•    الأولوية.
•    نوع الوثيقة وتصنيفها وخطة التخزين.
8.    إضافة النص والملاحظات والتعليقات والعلامات، عند الحاجة.
9.    إضافة المرفقات والمستندات الداعمة.
10.    ربط المذكرة بمراسلات مسجلة مسبقًا في النظام، عند وجود علاقة بينها.
11.    إضافة بيانات الملفات غير المؤرشفة، إن وجدت.
12.    مراجعة الحقول الإلزامية والتأكد من صحة البيانات.
13.    اختيار الإجراء المناسب:
•    حفظ: لحفظ المذكرة في مجلد قيد التحرير دون إصدار باركود.
•    تسجيل: لتسجيل المذكرة وإصدار باركود ورقم تسلسلي.
•    تحويل: لإحالة المذكرة إلى جهة أو موظف داخلي.
•    إرسال: لإرسال المذكرة إلى الجهة الداخلية المحددة.
14.    اختيار تحضير للتوقيع إذا كانت المذكرة تتطلب توقيعًا:
•    إنشاء نسخة واحدة بصيغة PDF.
•    أو إنشاء نسخة مستقلة لكل جهة مستلمة.
15.    يمكن استخدام استعادة البريد الأصلي لاسترجاع النسخة الأصلية بعد تحضير المذكرة للتوقيع.
16.    يمكن اختيار إنهاء لأرشفة المذكرة بعد استكمال إجراءاتها.