تسجيل تعميم خارجي

خطوات تنفيذ الخدمة
1.    الدخول إلى نظام تمام.
2.    تسجيل الدخول باستخدام الحساب الجامعي أو النفاذ الوطني الموحد.
3.    اختيار مراسلة جديدة من القائمة الرئيسية.
4.    اختيار تعميم خارجي جديد.
5.    تحديد طريقة إنشاء التعميم:
•    بواسطة نموذج.
•    بواسطة ملف.
6.    اختيار النموذج المعتمد أو رفع ملف التعميم.
7.    إدخال البيانات الوصفية المطلوبة، ومنها:
•    الجهة الداخلية المرسلة.
•    اسم المرسل، عند الحاجة.
•    الجهة أو الجهات الخارجية المرسل إليها.
•    اسم المستلم، عند الحاجة.
•    الجهات أو الأشخاص المرسل إليهم نسخة.
•    موضوع التعميم.
•    تاريخ الوثيقة وتاريخ الاستحقاق.
•    مستوى الخصوصية والأهمية والأولوية.
•    نوع التعميم ورقمه المرجعي.
•    نوع الوثيقة وتصنيفها وخطة التخزين.
8.    إضافة النص والملاحظات والتعليقات والعلامات، عند الحاجة.
9.    إضافة المرفقات والمستندات الداعمة.
10.    ربط التعميم بمراسلات مسجلة مسبقًا في النظام، عند وجود علاقة بينها.
11.    إضافة بيانات الملفات غير المؤرشفة، إن وجدت.
12.    مراجعة الحقول الإلزامية والتأكد من صحة البيانات.
13.    اختيار الإجراء المناسب:
•    حفظ: لحفظ التعميم في مجلد قيد التحرير دون إصدار باركود.
•    تسجيل: لتسجيل التعميم وإصدار باركود ورقم تسلسلي.
•    تحويل: لإحالة التعميم إلى جهة أو موظف داخلي لاستكمال الإجراء.
14.    اختيار تحضير للتوقيع إذا كان التعميم يتطلب توقيعًا:
•    إنشاء نسخة واحدة بصيغة PDF.
•    أو إنشاء نسخة مستقلة لكل جهة خارجية مستلمة.
15.    يمكن استخدام استعادة البريد الأصلي لاسترجاع النسخة الأصلية بعد تحضير التعميم للتوقيع.
16.    يمكن اختيار إنهاء لأرشفة التعميم بعد استكمال إجراءاته.